マナー・オブ・マナー

社会で生きるために大切なマナーとは

社会人としての電話対応における基本的マナー

社会人になれば、職場での電話対応も欠かすことのできないマナーといえるでしょう。電話でのコミュニケーションが、ビジネスや業務と直結しているからです。
電話対応によって、所属する組織への印象を左右すると言っても過言では無いでしょう。その後の関係を円滑にするか悪くするかの分岐点になることだって考えられます。それだけに、電話対応の基本的マナーをマスターしておくことは、社会人としてとても大切なことだと言えるのです。
まず、電話対応をする心構えとして大事なことは、ハキハキと明るく丁寧に受け答えするということです。これができていないと、先方に嫌なイメージを抱かせてしまう可能性があります。自分一人の電話マナーがなっていないせいで、結果的に所属する組織への印象を悪くしてしまうのです。
また、顔が見えないからといって、だらしない姿勢や別の作業をしながら対応すると、相手には声色で見透かされていることが多々あるので注意をしましょう。例え相手の顔が見えない電話であったとしても、あたかも実際に対面して会話しているイメージで、丁寧に受け応えすることが大切です。電話をしながら頭をペコペコするぐらいで丁度いいのかもしれません。
さらに、電話対応をスムーズに行うためにも、普段から電話まわりを整理整頓して、必要な書類やメモなどがすぐに見つけられるような状態にしておきましょう。さらに、相手を不愉快にさせないためにも、電話には3コール以内に出て所属する組織名と自分の名前を告げることを習慣化しましょう。もし3コール以内で出られなかった場合は、お待たせしたことへの詫びも忘れてはいけません。
そして、相手の組織名、部署名、個人名は必ず確認します。
最後には、用件を含めてお名前や内容を必ず復唱し、ミスがないように正確な情報を共有することが電話対応では大切なのです。